お中元やお歳暮をお断りする時のビジネスマナーって!?例文もご紹介。

ビジネスにおいても、季節の挨拶と日ごろの感謝の気持ちを込めてお中元やお歳暮を送ることがあります。

もちろんお中元やお歳暮をいただくことということは、それだけ取引先から大切なパートナーであると認識されている証でもあり、いただく側としても大変うれしいことではあります。

でも様々な事情によってお中元やお歳暮を辞退しなければならない場合もあります。

せっかくのお取引先からの感謝の気持ちに対して、こちら側の事情とは言えお断りをしなければならないということは非常に心苦しいものです。

「出来れば何とかこちらの事情を先方に察していただきつつ、相手に対して失礼のないお断りの仕方が出来ないか？」と悩んでいるのなら、相手を不快にさせずにうまくお中元やお歳暮を辞退するこんな方法があります。

お中元やお歳暮をお断りする基本的な方法

ビジネスにおいてお中元やお歳暮をいただいたら、基本的にはお礼状にて感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。

そのためお中元やお歳暮を戴いたからといって、わざわざ同じように品物を相手に送らなくても、マナー違反ということにはなりません。

ただし、日本では「いただいたものに対してお返しをする」ということも慣習としてあるため、いただいた品物の半額程度を目安にお返しをするということもあります。

これがいわゆる「半返し」というお礼の方法です。

半返しには「いただいたお品物に対するせめてもの感謝の気持ち」という意味が込められているだけなので、必ずしもやらなければいけないというわけではありません。

そのためビジネスシーンでお中元やお歳暮を頂いたとしても、お礼状のみで済ませることの方が多いようです。

●「倍返し」で今後のお中元・お歳暮を辞退していただく方法 いただいた品物のお返しを通して、今後のお中元やお歳暮の辞退をお願いする方法があります。

それが「倍返し」です。

倍返しというのは、いただいた品物の倍額程度の品物を送ることです。

これは「これ以上のお気持ちはもう十分です」という意味が添えられています。

そのため受け取った側としてはその品物の内容を見て、「今後はお中元やお歳暮などのやり取りは辞退したいということなのだな」と察してもらうことが出来ます。

この方法であれば直接文章などで辞退をお願いする必要もありませんし、受け取った側も「先方に何らかの事情がある」ということを間接的に理解してもらうことが出来ます。

ビジネス文書を使ってお中元・お歳暮を辞退する方法

倍返しによって間接的に辞退をお願いしたつもりでも、場合によっては相手にこちら側の真意が全く伝わっておらず、相変わらずお中元・お歳暮を送ってくる場合もあります。

この場合は文章にして辞退をお願いするしかありません。

そうはいっても、感謝の気持ちを表すためにわざわざお中元やお歳暮を送ってきてくれる会社なのですから、「これからはお中元やお歳暮を送ってこないでください」とストレートに文章で表現するというのはあまりにも失礼です。

そこで一番無難で、しかも確実に今後のお中元・お歳暮のやり取りを辞退させていただく時におすすめなのが、「お断りを伝える文章とともに品物を返送する」という方法です。

●大切なことは「辞退は会社の方針である」ということが伝わること 本来であればビジネスシーンにおいて「お中元やお歳暮を送らなければならない」というマナーはありません。

あくまでも「これまでの取引における感謝の気持ち」と「今後も変わらぬ付き合いがしたい」の2つの意味を込めて品物を送っているだけです。

ですから辞退するにしても、受け取る側としても「その気持ちは十分に伝わっている」ということをしっかりと相手に伝えつつも、「どうしても事情があって辞退しなければならない」ということを伝えなければいけません。

そんな時は「会社の方針で受け取ることが出来ない」ということを伝えることが、相手に対しても角が立たずしかもきっぱりと断ることが出来ます。

●品物を返すことによって辞退の意志が強いことを示す 「せっかく送ってきた品物を送り返すなんて…」と思うかもしれませんが、逆に「事情があってどうしても受け取ることが出来ない状況にある」ということが相手にはっきりとわかるため、今後同じような状況で事態を促すやり取りを続ける必要がなくなります。

とはいえ、一度送った品物を送り返されるということは、送った側としては決して良い気分にはなりません。

だからこそ品物を返送する時に併せて送る挨拶状の内容が重要になってくるのです。

お中元・お歳暮をうまく断るビジネス文書の例文

「拝啓　（時候の挨拶）、貴社ますますご清祥のことと心よりお喜び申し上げます。

この度は、ご丁寧なお中元（お歳暮）の品を戴き、誠に有難うございます。

ご好意を頂きながら大変心苦しいのですが、弊社ではお取引様からの御贈答は辞退させていただいております。

その旨をお伝えしておらず大変申し訳ないのですが、なにとぞご理解いただきますよう宜しくお願い致します。

お贈りいただいたお品物はお気持ちだけ頂戴し、はなはだ失礼とは存じますが、お品物は昨日、別便にてご返送させていただきました。

誠に勝手ではございますが、ご理解のほど宜しくお願い致します。

最後になりましたが、貴社一層の御隆盛と皆様のご活躍をお祈りいたしまして、お礼とお詫びとさせていただきます。

敬具」

まとめ

取引相手からのお中元やお歳暮をお断りするのは、どのような事情があったとしてもやはり心苦しいものです。

でも辞退をする明確な理由と品物を送っていただいたことに対する感謝の気持ちがきちんと伝われば、辞退をきっかけに取引に影響が出るリスクもなくなるはずです。

まずは感謝の気持ちがしっかりと伝わるようなお詫びの文章を作ることが、これからの取引を良好に保つためのポイントになるでしょう。